Ler e copiar a mesma informação
O assistente organiza os dados disponíveis numa ficha de pedido, mantendo a mensagem original para consulta.
Automação com IA para empresas de serviços
Do pedido de orçamento à resposta preparada para a sua equipa.
Desenvolvemos um assistente para organizar os pedidos que recebe, resumir o que o potencial cliente precisa e preparar uma resposta em português. A sua equipa revê a informação e decide o próximo passo.
Avaliar o meu processo de pedidosServiço de implementação à medida. Começamos por um piloto com um canal de entrada e critérios de avaliação acordados.
O ponto de partida
Faz sentido quando tratar pedidos já consome tempo à equipa.
A oferta destina-se a empresas com pedidos recorrentes, serviços bem definidos e alguém responsável por responder. É especialmente útil quando a informação chega em texto livre e precisa de ser copiada, interpretada ou completada antes de preparar uma proposta.
Descobrir o que falta para orçamentar
Com base nas regras do serviço, assinala informação por confirmar, como localização, dimensão do trabalho ou prazo pretendido.
Preparar a primeira resposta
Cria um rascunho com o contexto do pedido e as perguntas necessárias. A equipa confirma o conteúdo antes de qualquer envio.
Exemplo ilustrativo · dados fictícios01 · Mensagem recebida 02 · Informação organizada 03 · Rascunho para revisão
O que muda para quem recebe o pedido.
Exemplo de um pedido a uma empresa de climatização. Esta ilustração explica a entrega proposta; não executa IA nem envia informação.
Pedido pelo website
“Preciso de instalar ar condicionado em duas divisões de um apartamento em Évora. Gostava de saber o preço e se conseguem fazer o trabalho no próximo mês.”
Ficha para a equipa
- Serviço
- Instalação de ar condicionado
- Local e dimensão
- Évora · apartamento · duas divisões
- Prazo indicado
- Próximo mês, sujeito a confirmação
- Por confirmar
- Áreas das divisões, condições de instalação e necessidade de visita
Primeira resposta preparada
“Obrigado pelo seu pedido. Para avaliarmos a instalação nas duas divisões, pode indicar a área aproximada de cada uma? Com essa informação, a equipa poderá confirmar os próximos passos e a eventual necessidade de uma visita.”
O orçamento e a disponibilidade são confirmados por uma pessoa.
Âmbito e entregáveis
Um piloto com um problema e uma entrega definidos
Escolhemos um tipo de pedido, um canal de entrada e um destino para a informação. O piloto permite avaliar a utilidade e os custos antes de alargar a automação.
O que recebe
- Mapeamento do processo atual e dos campos necessários para preparar um orçamento.
- Um canal de entrada acordado: formulário do website ou caixa de email dedicada.
- Extração e resumo dos dados presentes no pedido, com campos em falta assinalados.
- Regras de encaminhamento por serviço ou zona, definidas com a sua equipa.
- Um destino acordado: CRM compatível, registo partilhado ou área de revisão.
- Rascunho de resposta em PT-PT, sujeito a aprovação humana.
- Testes com exemplos aprovados, incluindo pedidos incompletos, duplicados e fora do âmbito.
- Documentação de utilização, registo de falhas e condições de acompanhamento.
Como trabalhamos
Primeiro perceber o processo. Depois testar a automação.
Avaliar o trabalho atual
Revemos como chegam os pedidos, quem responde, que dados faltam e que ferramentas já utiliza. Confirmamos a viabilidade das integrações.
Definir o piloto
Acordamos serviço, canal, campos, regras e destino dos pedidos. Identificamos fornecedores, acessos e custos previstos.
Testar com a equipa
Comparamos os resultados com a análise humana em exemplos aprovados. Corrigimos falhas antes de usar o fluxo no dia a dia.
Decidir com evidência
Avaliamos tempo de tratamento, correções necessárias, pedidos registados e custo de utilização. A equipa decide se vale a pena continuar ou alargar.
Investimento e decisão
O investimento depende do processo e das ferramentas.
A proposta separa o trabalho de implementação dos custos de utilização e acompanhamento. Confirmamos as funcionalidades do seu plano de CRM e o acesso às integrações antes de assumir o que é possível automatizar.
- Implementação: análise do processo, configuração, integração, testes e entrega.
- Utilização: consumo do fornecedor de IA e eventuais licenças, conforme o volume e as ferramentas.
- Acompanhamento: revisão de falhas, ajustes às regras e evolução, se contratado.
Se recebe poucos pedidos ou o processo já é simples, o piloto pode não compensar. Envie uma descrição do trabalho repetitivo e das ferramentas atuais. Na primeira mensagem, use exemplos fictícios ou anonimizados.
Avaliar o meu processo de pedidosPerguntas frequentes
É um chatbot para colocar no website?
Esta oferta trata pedidos que já chegaram por formulário ou email. O assistente prepara informação e respostas para a equipa. Um chatbot público tem requisitos diferentes e não faz parte deste piloto.
A IA envia respostas ou orçamentos sozinha?
No piloto, os rascunhos exigem revisão humana. A equipa confirma preços, prazos, disponibilidade e condições antes de responder. Automatizar envios exigiria outro âmbito e critérios de validação próprios.
Funciona com HubSpot ou outro CRM?
Avaliamos o CRM, o plano contratado e as integrações disponíveis. Algumas operações dependem de licenças pagas ou permissões específicas. A compatibilidade e o destino dos pedidos ficam definidos antes de começar.
Preciso de mudar o website ou o CRM?
Procuramos trabalhar com as ferramentas existentes. Se uma limitação impedir a integração, explicamos as alternativas e os custos na proposta. A contratação do piloto não pressupõe a reconstrução do website.
Como são tratados os dados dos pedidos?
Antes da implementação, identificamos os dados necessários, os fornecedores que os vão processar, os acessos e os períodos de conservação a configurar. Não prometemos uma localização de alojamento ou condições de um fornecedor sem as confirmar para o projeto.
Como sabemos se o piloto funcionou?
Definimos uma situação inicial e avaliamos o tempo de tratamento, a correção dos campos extraídos, a utilidade dos rascunhos e o custo por pedido. Uma decisão comercial acertada pode ser continuar, ajustar ou concluir que uma solução mais simples chega.
Já existe uma demonstração funcional deste assistente?
A página apresenta o serviço e um exemplo ilustrativo. A implementação é feita para o processo acordado em cada projeto; o exemplo não está ligado a uma IA, caixa de email ou CRM.
Que trabalho se repete sempre que chega um pedido?
Explique de onde vêm os pedidos, que informação precisa de organizar e onde a regista. Avaliamos se este piloto faz sentido para a sua empresa.
Avaliar o meu processo de pedidos